Recruiting Rebuilt – Der Blueprint für datenbasiertes Recruiting

Apleona ist einer der führenden europäischen Immobiliendienstleister mit über 40.000 Mitarbeitenden. Die Gruppe besetzt jährlich etwa 2000 Stellen, vor allem im gewerblich-technischen Bereich, in der Infrastrukturbetreuung und im Facility Management. Recruiting steht dabei vor einer doppelten Herausforderung: dem zunehmenden Fachkräftemangel und einer historisch gewachsenen, dezentralen Struktur.

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Herausforderungen

2024 war das Recruiting stark abhängig von klassischen Jobbörsen. Die eigene Karriereseite verzeichnete kaum relevanten Traffic und eine Conversion Rate von lediglich 2 %. Ein Großteil des externen Recruitingbudgets in der DACH-Region floss in Stellenbörsen – mit einem Schwerpunkt auf einem einzelnen großen Anbieter – sowie in Headhunter. Gleichzeitig fehlte die Transparenz, welche Kanäle tatsächlich performant waren und welche vor allem Streuverluste produzierten.

HR war nicht strategisch verankert

Zersplittert in viele Business Units, fehlte es an zentraler Steuerung, Zielbild und Einfluss. Recruiting agierte operativ statt strategisch: mit langen Vakanzzeiten, hoher Belastung in den Fachbereichen und fehlender Steuerbarkeit auf Managementebene.

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Zielsetzung

Mit dem Projekt „Recruiting Rebuilt“ verfolgte Apleona das Ziel, Recruiting grundlegend neu zu denken: weg vom reaktiven Personalservice, hin zu einem datengetriebenen Profit Center mit direkter Anbindung an die Unternehmensstrategie. Im Zentrum stand die Einführung einer datenbasierten Steuerungslogik, die die Wirkung und Wirtschaftlichkeit von Recruiting-Maßnahmen messbar macht. Bewerbungszahlen sollten pro Vakanz gesteigert, Einstellungen in Kernzielgruppen effizienter realisiert und externe Kosten deutlich gesenkt werden, ohne Qualitätsverlust. Die Basis bildete ein strategischer Umbau der HR-Organisation, die Einführung durchgängiger Analysen des Bewerbungsfunnels und die Etablierung von Recruiting als skalierbarer Steuerungshebel für das Wachstum des Unternehmens.

Das Projekt adressierte zwei Zielgruppenebenen: extern Talente am Arbeitsmarkt, intern die Recruiting-Organisation, Fachbereiche und das Top-Management von Apleona.

Extern zielte „Recruiting Rebuilt“ vor allem auf gewerblich-technische Fachkräfte im Facility Management und der Infrastrukturbetreuung – Profile mit hoher Nachfrage und geringer Sichtbarkeit. Um diese Zielgruppe gezielt zu erreichen, wurden kanalübergreifende Funnelstrategien und eine mobil optimierte, zielgruppenorientierte Karriereseite eingeführt.

Intern richtete sich das Projekt an die Recruiting-Teams, die entlastet und datenbasiert arbeiten sollten, an Fachbereiche, die schnellere und passendere Besetzungen benötigten, sowie an das Management, das HR künftig als strategische Funktion verstehen sollte. Die Zielgruppen wurden durch neue Reportingformate, klare Verantwortlichkeiten und zentrale Steuerungsmechanismen eingebunden.

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Strategie

Der strategische Umbau begann mit einer klaren Trennung von operativer Umsetzung und strategischer Steuerung innerhalb der HR-Funktion. Durch die Zentralisierung aller Recruiting-Aktivitäten, die zuvor auf zahlreiche Business Units verteilt waren, wurden Entscheidungsprozesse gestrafft, Verantwortlichkeiten neu definiert und Aufwände eingespart. Das Recruiting wurde als steuerbarer Funnel gedacht, der alle Phasen der Candidate Journey umfasst: von Sichtbarkeit über Bewerbung bis zur Einstellung. Entscheidungsgrundlage für alle Maßnahmen war ab sofort nicht mehr Intuition, sondern die kontinuierliche Auswertung von Funnel-Daten, Conversion-Rates und Performance-Kennzahlen. Damit wurde HR in die Lage versetzt, aktiv zu steuern, Budgets wirksam einzusetzen und gegenüber der Geschäftsführung belastbar zu berichten.

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Umsetzung

Karriereseite als steuerbares Zentrum des Recruitings

Der zentrale Hebel der Umsetzung war die Neugestaltung der Karriereseite. Gemeinsam mit talentsconnect entwickelte Apleona einen datenbasierten JobShop, der konsequent auf Conversion-Optimierung und Funnel-Transparenz ausgerichtet ist. Aus einer statischen Anzeigenseite wurde ein interaktives Steuerungsinstrument, das die Candidate Journey entlang klar definierter Pfade führt. Ziel war es, Bewerber:innen nicht nur zu erreichen, sondern sie gezielt zu qualifizieren und zu aktivieren. Der neue JobShop ist modular aufgebaut, auf Zielgruppen zugeschnitten und technisch mit einem fortlaufenden Tracking-System verbunden, das die Grundlage für alle weiteren Steuerungsmaßnahmen bildet.

Einführung einer datenbasierten Funnel-Architektur

Parallel zur neuen Karriereseite wurde die gesamte Candidate Journey erstmals systematisch als Funnel strukturiert. Jeder Abschnitt  wurde mit klaren KPIs hinterlegt, von der Sichtbarkeit, über Klick, Bewerbung bis zur Einstellung. Die Recruiting-Logik wandelte sich dadurch grundlegend: Weg von linearen Einzelschritten, hin zu einem dynamischen System, in dem jede Maßnahme datenbasiert bewertet, priorisiert und angepasst wird. Diese Funnel-Architektur ermöglichte nicht nur eine bessere Performance-Steuerung, sondern auch eine systematische Priorisierung von Maßnahmen nach Berufsgruppen, Regionen und Qualifikationsniveaus.

Neuausrichtung der Channelstrategie

Basierend auf den neu geschaffenen Daten wurde auch die Channelstrategie vollständig neu aufgestellt. Die bisherige Praxis, hohe Summen pauschal in große Jobbörsen zu investieren, wurde durch ein intelligentes Multi-Channel-Setup ersetzt. Dabei wurde ein programmatischer Pilot mit Appcast eingeführt, um Reichweite, Kosten und Wirkung erstmals gezielt entlang definierter Zielgruppenlogiken zu steuern. Organische Reichweite, SEO-Maßnahmen und gezielte Retargeting-Kampagnen gewannen an Bedeutung, ineffiziente Kanäle wurden konsequent reduziert oder gestrichen. Medienentscheidungen wurden nicht mehr nach Bauchgefühl getroffen, sondern auf Basis tatsächlicher Konversionsdaten und Einstellungsquoten.

Organisatorischer Umbau und Teamentwicklung

Die datenbasierte Steuerung erforderte auch strukturelle Veränderungen im Recruiting-Team. Apleona führte eine zentrale Steuerungseinheit ein, die sowohl für Budgetentscheidungen als auch für die strategische Maßnahmenplanung verantwortlich ist. Operative Recruiting-Aktivitäten wurden entlastet und in ihrer Umsetzung standardisiert. Die vormals dezentralen Recruiting-Strukturen wurden aufgelöst, Rollen neu zugeschnitten und Silos zwischen Gesellschaften überwunden. Das gesamte Team arbeitet heute auf einer gemeinsamen Plattform und in einem integriertenSet-up. Die Ressourcenverteilung erfolgt datenbasiert entlang der Performance der jeweiligen Märkte und Zielgruppen. Gleichzeitig wurde eine neue Teamkultur etabliert, die auf Transparenz, Zusammenarbeit und Ergebnisverantwortung ausgerichtet ist.

Monatliches Reporting an die Geschäftsführung

Ein zentrales Element der Umsetzung ist das regelmäßig stattfindende datenbasierte Reporting an den Vorstand. Recruiting ist heute kein isolierter HR-Bereich mehr, sondern in die unternehmerische Steuerung eingebunden. Das Reporting umfasst Kennzahlen zu allen Phasen des Funnels – von Sichtbarkeit und Conversion über Bewerbungseingänge bis zu Time-to-Hire und Kosten pro Einstellung. Auf dieser Grundlage werden alle Investitionsentscheidungen getroffen, Maßnahmen bewertet und Budgets verschoben oder neu priorisiert. Die Transparenz über Daten hat nicht nur die Steuerungsfähigkeit erhöht, sondern auch die Legitimität von HR im Unternehmen gestärkt. Was früher als weicher Service galt, wird heute als steuerbarer Business Impact anerkannt.

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Erfolge

Die datengetriebene Transformation zeigte bereits nach neun Monaten signifikante Wirkung. Die Conversion-Rate der neuen Karriereseite stieg von 2 % auf 17 % und liegt damit deutlich über dem Benchmark vergleichbarer Unternehmen. Die Anzahl der Bewerbungen pro Vakanz nahm im Durchschnitt um 33 % zu. In den priorisierten Berufsgruppen konnten die Einstellungen signifikant gesteigert werden. Gleichzeitig konnte die durchschnittliche Time-to-Hire im technischen Bereich von 64 auf 40 bis 50 Tage reduziert werden – ein messbarer Produktivitätseffekt für die Fachbereiche.

Auch wirtschaftlich hat sich der Umbau klar ausgezahlt: Insgesamt konnten die Recruiting-Gesamtkosten um einen 7-stelligen Betrag reduziert werden. Den größten Hebel bildeten dabei die Ausgaben für Stellenbörsen und Headhunter sowie weitere Kanalkosten im Recruiting-Mix. Die Einsparungen erfolgten alle, ohne dass Reichweite oder Bewerberqualität gelitten hätten – im Gegenteil: Die Relevanz der Bewerbungen und die Passung der Einstellungen wurden durch die datenbasierte Steuerung sogar um 37 % verbessert. Dafür wurde ein neues Bewertungssystem für die Qualität der eigehenden Bewerbungen eingeführt und der Fokus auf die Kanäle gesetzt, die die Bewerbungen mit der besten Qualität generiert haben.

Auch auf kultureller Ebene hat sich die Rolle des Recruitings innerhalb des Unternehmens fundamental gewandelt. Das Team ist heute ein strategischer Business-Partner, wird ernst genommen, weil es mit belastbaren Daten agiert und eng in unternehmerische Entscheidungen eingebunden ist. Die Transformation hat nicht nur Prozesse verändert – sie hat Selbstverständnis und Wirkung des gesamten HR-Bereichs neu definiert.

Im November 2025 haben Apleona und talentsconnect mit diesem Case den 2. Platz des Trendence Awards vom Trendence Institut und EMBRACE in der Kategorie Talent Intelligence belegt.

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Fazit

Mit „Recruiting Rebuilt“ hat Apleona das Recruiting vollständig neu aufgesetzt: weg vom Streuen, hin zum Steuern. Statt Media-Overkill und Bauchgefühl steuern heute Funnel-Daten alle Recruiting Prozesse.

Das Ergebnis: +33 % Bewerbungen pro Vakanz, +37% höhere Bewerbungsqualität, mehr Einstellungen in Kernzielgruppen – bei eingesparten Budgetkosten im 7-stelligen Bereich. Ein Blueprint für datenbasierte Transformation im Recruiting.

Das Projekt „Recruiting Rebuilt“ verlagert Entscheidungen weg von Bauchgefühl hin zu Performance-Daten. Jede Recruiting-Entscheidung basiert auf Echtzeit-Analysen, von der Ausschreibung bis zur Einstellung. Funnel-Dashboards und ROI-Betrachtungen sind Bestandteil der monatlichen Vorstandsberichte. Apleona steuert heute das Recruiting wie ein Profit-Center: transparent, skalierbar und datenbasiert.

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Ausblick

Der nächste Entwicklungsschritt im Recruiting von Apleona liegt im Einsatz Künstlicher Intelligenz und im Ausbau dialogbasierter Bewerbungswege. KI-gestützte Pre-Screenings in SAP SuccessFactors sollen Bewerbungen automatisiert vorqualifizieren, Matching verbessern und die Time-to-Hire weiter senken. Ergänzend wird eine Outlook-Anbindung Prozesse wie Terminierungen und Rückmeldungen automatisieren.

Gleichzeitig eröffnet WhatsApp Recruiting über den talentsconnect ChatAgent neue Zugänge zu Zielgruppen, die klassische Bewerbungskanäle kaum noch erreichen. Bewerber:innen können sich per Chat schnell und niedrigschwellig informieren und bewerben – ohne Medienbruch. WhatsApp wird dabei als strategischer Bestandteil einer Conversational-Recruiting-Logik verstanden, die künftig kanalübergreifend ausgebaut wird.

Langfristig wird dieser daten- und dialogbasierte Ansatz auch auf Retention ausgeweitet – etwa durch KI-basierte Pulse Checks. Ziel ist ein ganzheitlich steuerbares Talent-Ökosystem, das Performance, Passung und Bindung gleichermaßen erhöht.