Alicia Dollschon hat sich selbst über WhatsApp bei Coffee Fellows beworben, vom Handy aus und ohne Anschreiben. Bei der Jobsuche sah sie dort einen Button für die WhatsApp-Bewerbung auf der Karriereseite und probierte den Kanal direkt aus. „Da war ich sowieso am Handy und dachte: ach cool, da muss ich nicht erst den Laptop rausholen und meinen Lebenslauf suchen.“ Sie startete den Dialog, lud ihre Unterlagen direkt vom Handy hoch, ein Anschreiben war nicht nötig. Kurz darauf rief ihre spätere Chefin an. Heute sitzt sie auf der anderen Seite und verantwortet als Head of HR unter anderem genau den Kanal, über den sie damals eingestiegen ist.
Coffee Fellows beschäftigt rund 800 Mitarbeitende und betreibt Coffeeshops an sehr unterschiedlichen Standorten, von Innenstadtlagen bis zu Autobahnraststätten. Die Zielgruppe im Recruiting ist klar umrissen: Sie suchen überwiegend Blue-Collar-Rollen für den Verkauf und sprechen dabei eine eher junge Zielgruppe an, das Durchschnittsalter liegt bei etwa 20 bis 30 Jahren. Genau diese Zielgruppe setzt sich nicht abends an den Laptop, um Lebenslauf und Anschreiben zusammenzustellen. „Die Leute wollen sich so schnell wie möglich bewerben“, sagt Alicia. „Ich bin mir zu 90 Prozent sicher, dass WhatsApp für die meisten davon der einfachste Weg ist.“
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Herausforderungen
Die WhatsApp Bewerbung war früher schon einmal bei Coffee Fellows etabliert und funktionierte gut. Aufgesetzt wurde sie im Frühjahr 2023, von Beginn an mit automatischer Übersetzung der Interviews. Mit dem Wechsel des Bewerbermanagementsystems von d.vinci auf Personio fiel sie jedoch weg, da die Schnittstelle verloren ging. Für das Recruiting-Team bedeutete das einen Rückschritt an genau der Stelle, an der die Bewerbung bisher am reibungslosesten funktioniert hatte.
Hinzu kommen zwei strukturelle Herausforderungen, die für die Systemgastronomie typisch sind. Erstens die Standorte: An Raststätten oder in ländlichen Lagen ist die erreichbare Zielgruppe sehr klein. Zweitens die die für die Gastronomie typische Fluktuations-Rate, durch welche Stellen immer wieder neu besetzt werden müssen.
Alicia setzte sich intern dafür ein, die WhatsApp-Bewerbung zurückzuholen. Ihr Argument gegenüber der Geschäftsführung war kein Marketing-Argument, sondern ein Effizienz-Argument: Wenn im Dialog alles vorab abgefragt wird, was das Team wissen muss, sinkt der manuelle Aufwand der Area Manager deutlich und sie können sich mehr um das wirklich wichtige kümmern: Den operativen Erfolg unserer Shops und Hotels! „Es wird alles vorab abgefragt, was wir wissen müssen. Es ist alles drin, die Bewerbungen kommen schnell rein. Und so sparen wir am Ende nicht nur Zeit, sondern auch Geld.“
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Als früherer PtchYou Kunde entschied sich Coffee Fellows für den talentsconnect ChatAgent als Paket aus drei Bausteinen: die Bewerbung über WhatsApp direkt aus der Stellenanzeige, einen KI-gestützten WebChat auf der Karriereseite, der Kandidat:innen zu passenden Stellen führt, sowie die Anbindung an Kleinanzeigen.de als zusätzlichen Reichweitenkanal. Angebunden ist alles über eine Schnittstelle an Personio als Bewerbermanagementsystem. Ein wichtiges Kriterium war außerdem die automatische Mehrsprachigkeit, weil Kandidat:innen so in ihrer eigenen Sprache bewerben können, was die Hürde sich zu bewerben zusätzlich denkt.
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Implementierung
Entscheidend für die Wirkung der WhatsApp Bewerbung und der hohen Qualität der eingehenden Bewerbungen war die Vorarbeit am Dialog selbst. Coffee Fellows hat vorab genau definiert, welche Informationen im Chat abgefragt werden und auf welche nicht verzichtet werden kann. Der Lebenslauf ist dabei bewusst eine Pflichtangabe geblieben, obwohl das nachweislich zu Abbrüchen führt, sorgt die Abfrage durchgängig für eine hohe Qualität der eingehenden Bewerbungen. Der Dialog wird laufend nachgeschärft. Im Juli 2026 wurde die Aufforderung zum Selfie-Upload entfernt, nachdem die Reporting-Daten zeigten, dass an dieser Stelle Bewerbungen abbrachen und das Foto für die Auswahl ohnehin nicht relevant war. „Damit konnten wir die Qualität eigentlich selbst steuern, durch euer Tool“, sagt Alicia.
Bemerkenswert ist, wie schlank Coffee Fellows den Kanal betreibt. Es läuft kein Paid-Budget auf die WhatsApp-Bewerbung und keine eigene Social-Media-Kampagne. Der Kanal läuft einfach organisch über die Karriereseite und die Stellenanzeigen mit, ergänzt um die im Paket enthaltene Ausschreibung auf Kleinanzeigen.de.
Continues Success and Growth
Der Kanal liefert von Anfang an belastbare Zahlen. In den ersten 30 Tagen nach dem erneuten Go-Live im Frühjahr 2026 gingen rund 170 Bewerbungen ein. 101 davon kamen über Kleinanzeigen.de, einem Kanal, der im ChatAgent-Paket enthalten ist.
Besonders deutlich zeigt sich die Wirkung des Dialogformats bei der Abschlussquote: Von den Kandidat:innen, die das WhatsApp-Interview starten, schließen 82 Prozent es vollständig ab, inklusive Lebenslauf. Klassische Bewerbungsformulare werden im Vergleich nur zu 20 bis 30 Prozent ausgefüllt.
Bis Ende Juni 2026, rund zwei Monate nach Go-Live, wurden daraus 14 Einstellungen generiert. Das entspricht etwa einem Viertel aller Einstellungen von Coffee Fellows in diesem Zeitraum, ohne dass Coffee Fellows dafür zusätzliches Media-Budget einsetzen muss.
Auch der Einstieg in den Dialog funktioniert. Mitte Juli 2026 führten 336 Klicks auf den ChatAgent innerhalb von 30 Tagen zu 130 abgeschlossenen Bewerbungen, das entspricht einer Conversion von 39 Prozent.
Bei der Bewerbungsqualität fällt Alicias Urteil deutlich aus: „erstaunlich gut“. Der Schlüssel dafür liegt in der Vorqualifizierung. „Wenn du super viele Bewerbungen hast, aber dir fehlen die ganzen Informationen, dann hast du einen starken manuellen Aufwand“, sagt sie. Genau den wollte das Team einsparen.
Als besonders wertvoll bewertet Coffee Fellows die Mehrsprachigkeit. Kandidat:innen können schreiben, wie sie schreiben wollen, auch mit Schreibfehlern, der Chat versteht sie trotzdem. Für eine Zielgruppe, die zu großen Teilen aus jungen Menschen besteht und in der Deutsch nicht immer die erste Sprache ist, ist das ein echter Hebel.
„Ich habe mich damals selbst über WhatsApp bei Coffee Fellows beworben. Ich war sowieso am Handy. Heute verantworte ich genau diesen Kanal. Das ist schon ein Full-Circle-Moment.“
The Company
The Challenge
The Solution
The Implementation
The Results Speak for Themselves
Continued Success and Growth
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