Wie ATU ihre Bewerbungsprozesse vereinfacht

ATU ist Deutschlands größte Werkstattkette – mit über 520 Standorten und jährlich rund 25.000-30.000 Bewerbungen.

Katja Göller verantwortet als Head of Talent Acquisition das gesamte Recruiting für ATU Deutschland. Ihr Fokus: effiziente Prozesse für ein hohes Bewerbervolumen, insbesondere im Blue-Collar-Segment (Werkstatt & Verkauf).

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Herausforderung

Wie viele Unternehmen im gewerblichen Bereich steht ATU vor der Herausforderung, qualifizierte Fachkräfte zu gewinnen. Der Wettbewerb um KFZ-Mechatroniker:innen, Servicemitarbeitende und Verkäufer:innen ist hart – insbesondere vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels. Klassische Bewerbungsprozesse mit Formularen oder Anschreiben schrecken viele potenzielle Kandidat:innen ab, insbesondere jene mit geringer PC-Affinität. Ziel war daher, den Bewerbungsprozess so einfach, zugänglich und schnell wie möglich zu gestalten, unabhängig von Uhrzeit, Ort oder Endgerät.

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Lösung und Strategie

Seit 2022 setzt ATU den ChatAgent von talentsconnect als zentrale Lösung für den digitalen Bewerbungsprozess über WhatsApp, die Karriere-Website und Plattformen wie Kleinanzeigen.de ein. Kandidat:innen können sich somit rund um die Uhr bewerben, Fragen stellen und erhalten direkt Antworten durch einen KI-basierten Chat-Dialog. Dieser führt sie Schritt für Schritt durch ein „interaktives Interview“ und reicht die Bewerbung automatisch ein – auch außerhalb der Bürozeiten.

Strategie zur Reichweiten- und Sichtbarkeitssteigerung

Um die notwendige Reichweite und Sichtbarkeit der WhatsApp Bewerbung zu garantieren, haben sie den „Per WhatsApp bewerben“-Button auf der Karriereseite (JobShop) integriert, bewerben den innovativen Recruitingansatz prominent in ihrem Online-Shop und verbreiten die Stellenanzeigen gezielt über ihre Social-Media-Kanäle.

Bewerbungsprozess in den Filialen

Auch in den Filialen wird der neue Bewerbungskanal ausgezeichnet in Szene gesetzt: Jede Filiale wurde mit Roll-Ups ausgestattet, die einen QR-Code zum ChatAgent-Interview enthalten. So können Interessierte sogar ihre Wartezeit in der Filiale für ein kurzes Bewerbungsgespräch nutzen.

Ansprache der Bewerbenden auf Messen und Social Media

Für Messen und Events wurden Postkarten und Flyer mit dem Interview-QR-Code entwickelt, die gezielt an potenzielle Kandidat:innen verteilt werden. Zusätzlich kommen Facebook- und Instagram-Kampagnen sowie Give-Aways zum Einsatz, um potenzielle Bewerber:innen direkt über Social Media anzusprechen. “Mit diesen Maßnahmen machen wir unseren Bewerbungsprozess so einfach und zugänglich wie möglich – und erreichen Talente dort, wo sie unterwegs sind.“

45% der WhatApp-Bewerbungen kommen über den Kleinanzeigenservice

Über eine Schnittstelle zu Kleinanzeigen werden offene Stellen zudem automatisiert ausgespielt. Interessierte können dort direkt über den Chat in den Bewerbungsprozess starten, ohne manuell Formulare auszufüllen. ATU generiert über diesen Service 45% aller WhatsApp-Bewerbungen mit minimalem Betreuungsaufwand, was 10 % des gesamten Bewerbungsvolumens ausmacht.

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Ergebnisse

• 27 % aller Bewerbungen kommen über den ChatAgent & Kleinanzeigen-Service.
• 10 % der eingestellten Mitarbeitenden stammen direkt aus diesen Kanälen.‍
• Deutliche Zeitersparnis durch automatisierte Job-Postings & Bewerberkommunikation.‍
• Höhere Bewerberqualität durch gezielte Vorqualifizierung im Chat.‍
• Freisetzung interner Ressourcen, da Recruiter:innen weniger administrative Aufgaben übernehmen müssen.

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Best Practice Azubi-Recruiting: Hohes Bewerbungsvolumen effizient steuern

Auch im Ausbildungsrecruiting zeigt sich, wie stark ATU von digitalen, dialogbasierten Prozessen profitiert. Eine der größten Herausforderungen liegt im hohen Bewerbungsvolumen und dem damit einhergehenden Aufwand, alle Bewerbungen zu sichten und zu bearbeiten.

Vor allem bei klassischen Bewerbungen fehlen oft die entscheidenden Informationen, um direkt einschätzen zu können, ob die Bewerbenden fachlich und persönlich zum Unternehmen passen. Häufig fehlen Angaben zum gewünschten Ausbildungsberuf und zum Wunschstandort. ATU verfügt über ein bundesweites Filialnetz mit rund 500 Standorten, Bewerbende haben jedoch meist nur „ihre“ lokale Filiale im Blick. Dadurch entstehen zusätzliche Rückfragen und unnötiger manueller Aufwand.

Zusätzlich haben die jungen Talente häufig ähnliche, eher grundlegende Anfragen – etwa zur grundsätzlichen Verfügbarkeit von Ausbildungsplätzen. Diese Themen sind in der manuellen Bearbeitung sehr zeitaufwändig und binden erhebliche personelle Ressourcen.

Mit dem ChatAgent kann ATU dieser Herausforderung konsequent entgegenwirken, indem der Bewerbungsprozess frühzeitig wichtige Informationen abfragt: Wunschstandort, potenzielle Einsatzbereiche und weitere Auswahlkriterien werden bereits im Interview gezielt im Chat erhoben, bevor Recruiter:innen überhaupt nacharbeiten müssen.

Verstärkung durch KI

Seit Kurzem verstärkt der Conversational-AI-Webchat diesen Ansatz zusätzlich auf der Karriereseite von ATU: Interessierte werden durch das KI-gestützte Job-Matching aktiv dabei unterstützt, den passenden Ausbildungsberuf sowie Standort zu finden und erhalten rund um die Uhr Antworten auf typische Fragen, etwa zur grundsätzlichen Verfügbarkeit von Ausbildungsplätzen.

Das Ergebnis ist ein Recruiting-Prozess, der auch bei hohem Volumen stabil bleibt: Der Einsatz von ChatAgent und Webchat trägt maßgeblich dazu bei, wiederkehrende Rückfragen zu reduzieren, Prozesse zu automatisieren und den manuellen Bearbeitungsaufwand deutlich zu senken.

Hoher Bewerbungsvolumen trotz sinkendem Markttrend

ATU rekrutiert im Schnitt rund 400 Auszubildende pro Jahr, für 2026 sind aktuell etwa 300 Ausbildungsplätze geplant. Die Wirkung des ChatAgents zeigt sich dabei klar im Recruiting-Alltag: Obwohl immer weniger junge Menschen eine Ausbildung in Betracht ziehen, verzeichnet ATU weiterhin ein konstant hohes Recruiting-Volumen. Im Bereich KFZ-Mechatronik ist die Zahl der eingehenden Bewerbungen besonders hoch, weshalb ATU einzelne Stellen bereits ab mehr als 20 Bewerbungen deckelt, um die Steuerbarkeit zu sichern.

Neben den quantitativen Effekten sind vor allem die qualitativen Verbesserungen und die operative Entlastung hervorzuheben: strukturiertere Bewerbungen, weniger Rückfragen, schnellere Prozesse und eine deutlich effizientere Nutzung interner Ressourcen.

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Return on Invest: Mehr Bewerber, weniger Aufwand

Aus HR-Sicht zeigt sich der Return-on-Invest (ROI) der ChatAgent-Integration deutlich:

Durch den Einsatz von KI-gestützten Prozessen und Automatisierungen konnte ATU wertvolle Ressourcen freisetzen – insbesondere in der Bewerberkommunikation und im Stellenmanagement. Die Kombination aus höherem Bewerbervolumen und reduzierter administrativer Arbeit führt dazu, dass Recruiting-Budgets effizienter eingesetzt werden können. Gleichzeitig sorgt der ChatAgent für zusätzliche, passive Bewerberströme aus Kanälen wie Kleinanzeigen.de – also dort, wo sich Kandidat:innen ohnehin aufhalten. Damit steigert ATU nicht nur die Reichweite, sondern auch den wirtschaftlichen Impact seiner Recruiting-Aktivitäten.

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Ausblick

ATU plant, den ChatAgent künftig noch stärker mit Informationen zu füttern, um die Bewerberkommunikation weiter zu personalisieren. So entsteht ein Recruiting-Erlebnis, das intuitiv, dialogbasiert und vollständig KI-unterstützt ist – und ATU langfristig hilft, dem Fachkräftemangel im KFZ-Sektor erfolgreich zu begegnen.

„Heute kommen bei 30.000 Gesamtbewerbungen bereits 10 % über Kleinanzeigen und WhatsApp – Kanäle, die wir nur dank des ChatAgent von talentsconnect so effizient bespielen können. Neben diesen klaren Ergebnissen sehen wir vor allem den Return on Invest: Wir sparen massiv Zeit, weil Stellen automatisch ausgespielt und Bewerbungen direkt verarbeitet werden. Dadurch konnten wir Ressourcen freisetzen und Budgets gezielter einsetzen. Unterm Strich ist der ChatAgent für uns ein KI-gestütztes Recruiting-Tool, das Prozesse vereinfacht und Bewerber:innen genau dort erreicht, wo sie aktiv sind – auf dem Smartphone.“

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