Recruiting bei Jeblick – mit dem ChatAgent werden 80 % aller Einstellungen generiert

Die Gebäudedienste Jeblick GmbH ist ein mittelständisches Unternehmen mit über 65 Jahren Erfahrung in der Gebäudereinigung und im Facility Management. Mit mehr als 550 Mitarbeiter:innen betreuen sie über 1.800 Objekte & Kund:innen und haben dementsprechend eine hohe Nachfrage nach ihren Dienstleistungen, insbesondere in der Unterhaltsreinigung. Um diese Nachfrage zu decken, besteht ein kontinuierlicher Bedarf an zuverlässigem Personal.

Christian Schneider ist bei Jeblick im Bereich Auftragsmanagement & Marketing tätig und verantwortet unter anderem das Recruiting – mit Fokus auf operative Fachkräfte wie Reinigungskräfte, Hausmeister und Servicepersonal.

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Herausforderungen

Die größte Herausforderung in der Gebäudereinigung ist die benötigte Mitarbeiterzahl. Mit nahezu jedem neuen Objekt bzw. dem wachsenden Leistungsverzeichnis der einzelnen Aufträge werden neue Mitarbeiter:innen benötigt. Da die Reinigungsarbeiten meist außerhalb der Büro- und Geschäftszeiten der Kund:innen erfolgen – sehr früh morgens oder spät am Nachmittag – können meist nur zusätzliche Mini- oder Midi-Jobs angeboten werden.

Vor der Nutzung des ChatAgent konnten durch die Aktivitäten auf den Social-Media-Kanälen zwar ähnliche Reichweiten erzielt werden, jedoch war die Zahl an Bewerber:innen deutlich geringer. Trotz zahlreicher Versuche, das Bewerbervolumen über Bewerbungsformulare, E-Mail-Bewerbungen und eine Bewerber-Hotline zu erhöhen, konnte die Gebäudedienste Jeblick GmbH nie die Menge an Kandidat:innen generieren, die für die stetig wachsende Zahl an zu betreuenden Objekten benötigt wurde.

Hinzu kommt: Viele Bewerber:innen in diesem Segment haben wenig PC-Affinität und möchten sich unkompliziert über das Smartphone bewerben – ohne Lebenslauf oder Anschreiben. Die bisherigen Wege – etwa per E-Mail, Formular oder QR-Code – brachten nicht die gewünschte Resonanz.

Oftmals scheiterten Bewerbungen zudem an bestehenden Sprachbarrieren, da es viele Mitarbeiter:innen und Bewerber:innen mit Migrationshintergrund gibt. Das Vorhaben, alle entsprechenden Unterlagen und Formulare in die benötigten Sprachen zu übersetzen, konnte nie wirklich realisiert werden.

Das Ziel: den Bewerbungsprozess so einfach, zugänglich und mobil wie möglich zu gestalten und Bewerber:innen dort zu erreichen, wo sie aktiv sind – insbesondere auf Facebook und WhatsApp.

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Die Lösung & Implementierung

Um diese Herausforderungen im Recruiting zu meistern, entschied sich die Gebäudedienste Jeblick GmbH für die Einbindung des ChatAgent. Seit Mai 2022 setzt Jeblick den ChatAgent ein, um das Recruiting über Facebook und WhatsApp zu automatisieren und zu vereinfachen.

Stand-Alone-Lösung von talentsconnect

Da die Gebäudedienste Jeblick GmbH keine Bewerbermanagementsoftware nutzt, wurde die ChatAgent Stand-Alone-Lösung implementiert. Die vollständigen WhatsApp-Bewerbungen werden inklusive aller hochgeladener Unterlagen direkt in die ChatAgent Anwendung übergeben und können von dort aus bequem von den Recruiter:innen weiterverarbeitet werden. Die Anwendung bietet zudem die Möglichkeit, im weiteren Verlauf in den 1:1-Chat mit den Kandidat:innen zu gehen.

Bewerbungshürden herabsetzen

Obwohl die Reichweite der Anzeigen nicht das Problem war, lag die Herausforderung in der erfolgreichen Konvertierung der Interessent:innen zu Bewerber:innen. Die Lösung bietet das WhatsApp-Interview, indem die Bewerbungshürden erfolgreich herabgesetzt und die Prozesse für potenzielle Kandidat:innen vereinfacht werden.

Im ChatAgent beantworten Bewerber:innen in einem kurzen, interaktiven Chat-Interview wenige Fragen – zum Beispiel zu Wohnort, Verfügbarkeit oder Führerschein – komplett ohne Lebenslauf oder Anschreiben.

Mehrsprachigkeit beseitigt Sprachbarrieren

Zudem ermöglicht die automatisierte Übersetzungsfunktion des ChatAgent die Bewerbung auf insgesamt 27 Sprachen, was dazu führt, dass bestehende Sprachbarrieren ganz einfach aus dem Weg geräumt werden.

Insgesamt werden über 50 % der WhatsApp-Bewerbungen in der Muttersprache der Bewerber:innen geführt und nur 47 % auf Deutsch. Dank der automatisierten Übersetzungsfunktion können mögliche Sprachbarrieren erfolgreich überwunden werden, sodass auch hier die Bewerbungshürden zusätzlich stark gesenkt werden.

Auch die Möglichkeit, im Nachgang mit den Bewerber:innen in den 1:1-Chat zu gehen, ist sehr hilfreich: Sollte es bei einem anschließenden Telefonat Verständigungsschwierigkeiten geben, kann man zurück in den WhatsApp-Chat wechseln, wo das Geschriebene automatisch wieder in die jeweils benötigte Sprache übersetzt wird.

Sichtbarkeit der WhatsApp-Bewerbung

Die Stellenanzeigen werden über Social-Media-Kanäle und Jobportale verbreitet. Auf der eigenen Karriereseite macht ein gut sichtbarer Button auf die Bewerbung per WhatsApp aufmerksam. Mit nur einem Klick gelangt man direkt in das Interview.

Neben Facebook nutzt Jeblick zusätzlich den talentsconnect JobShop und Kleinanzeigen.de, wodurch offene Stellen automatisch ausgespielt und Bewerbungen kanalübergreifend gebündelt werden.

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Besonderheit: Erfolgreiche Facebook-Integration als Reichweiten-Booster

Ein entscheidender Erfolgsfaktor im Recruiting bei Jeblick ist die nahtlose Verbindung zwischen Facebook-Ads und dem ChatAgent.

So funktioniert es:

• Facebook-Stellenanzeigen enthalten einen direkten Bewerbungsbutton, der Interessierte mit einem Klick in den WhatsApp-ChatAgent führt.
• Interessierte Nutzer:innen können sich mit nur einem Klick bewerben, was die Conversion-Rate deutlich erhöht.
• Durch gezieltes Targeting werden relevante Bewerber:innen im Umkreis erreicht, die sonst nicht aktiv nach Jobs suchen würden.
• Die mobile Bewerbung in unter 60 Sekunden hat die Reichweite und Bewerbungsquote deutlich gesteigert.

Damit ist Facebook bei Jeblick nicht nur ein Werbekanal, sondern der zentrale Traffic-Treiber im Recruiting-Funnel – direkt verknüpft mit dem ChatAgent als digitalem Bewerbungsassistenten.

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Ergebnisse

Die Erfolge der Gebäudedienste Jeblick GmbH ließen nach der Implementierung des ChatAgent nicht lange auf sich warten.

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Massiver Anstieg der eingehenden Bewerbungen

Die Anzahl der eingehenden Bewerbungen bei der Gebäudedienste Jeblick GmbH konnte dank des ChatAgent um ca. 60 % gesteigert werden. Im Durchschnitt wird die WhatsApp-Bewerbung monatlich knapp 2.000-mal angeklickt, wodurch über 200 abgeschlossene Bewerbungen generiert werden.

Aus Deinem ergänzenden Text kommen zusätzlich die kumulierten und aktuellen Zahlen:

• 47.000 Klicks auf den ChatAgent
• 8.000 begonnene Interviews
• über 5.000 vollständig abgeschlossene Bewerbungen
• 75–80 % aller Neueinstellungen stammen direkt aus dem ChatAgent
• Ø 100 Bewerbungen pro Monat
• > 1.300 Bewerbungen allein im Jahr 2024

Damit ist der ChatAgent heute der Hauptkanal für Neueinstellungen bei Jeblick und ein zentraler Bestandteil des Recruiting-Prozesses.

Höhere Bewerbungsqualität

Durch die einfache Struktur und kurzen Interviewfragen hat sich die Qualität der Bewerbungen merklich verbessert. Auch die Kommunikation mit den Bewerber:innen nach Eingang der WhatsApp-Bewerbung profitiert von der Nutzung des ChatAgent: Sollten die Kandidat:innen für ein persönliches Telefonat nicht erreichbar sein, kann problemlos der 1:1-Chat für eine Rückruf-Bitte oder für die Terminvereinbarung zum Einstellungsgespräch mit den jeweiligen Objektleiter:innen genutzt werden.

Alles in allem wird die Kommunikation mit den Bewerber:innen deutlich beschleunigt und vereinfacht, was dazu führt, dass die Kandidat:innen viel besser und vor allem schneller den vakanten Stellen zugewiesen werden können.

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Return on Invest: Mehr Bewerber, weniger Aufwand

Der ChatAgent hat bei Jeblick nicht nur die Bewerberzahlen deutlich gesteigert, sondern auch den administrativen Aufwand im Recruiting reduziert.

Vorteile im Überblick:

• schnellere Bewerbungsprozesse über WhatsApp
• mehrsprachige Kommunikation senkt Barrieren
• hohe Abschlussquote dank vereinfachter Interviews
• massive Zeitersparnis durch Automatisierung und Vorqualifizierung

Durch den Einsatz des ChatAgent konnte Jeblick seine Recruiting-Aktivitäten skalieren, ohne zusätzliches Personal oder Budget aufbauen zu müssen – ein klarer wirtschaftlicher Mehrwert.

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Fazit

Die Implementierung des ChatAgent als benutzerfreundlicher und mehrsprachiger Bewerbungskanal hat der Gebäudedienste Jeblick GmbH ermöglicht, ihren Rekrutierungsprozess nachhaltig zu optimieren. Der unkomplizierte Bewerbungsprozess und die automatisierte Übersetzungsfunktion haben nicht nur Sprachbarrieren erfolgreich überwunden, sondern auch zu einer deutlichen Steigerung der Bewerbungszahlen und einer spürbaren Verbesserung der Bewerbungsqualität geführt.

Die positiven Rückmeldungen und die hohe Akzeptanz bei den Bewerbenden bestätigen den Erfolg und die Effektivität des ChatAgent und der WhatsApp-Bewerbung für die Gebäudedienste Jeblick GmbH.

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„Ich war am Anfang skeptisch, ob WhatsApp wirklich funktionieren kann – aber der ChatAgent hat uns eines Besseren belehrt. Heute kommen 75 bis 80 % unserer Neueinstellungen direkt über den ChatAgent. Es ist der schnellste und einfachste Weg, Bewerbungen zu generieren – besonders in unserem Gewerbe, wo viele Bewerber keine klassischen Unterlagen verschicken möchten.”

— Christian Schneider, Marketing & Auftragsmanagement, Jeblick Gebäudereinigung GmbH

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