Wie Klüh mit dem ChatAgent über 5.000 Bewerbungen gewinnt

Die Klüh Service Management GmbH ist ein international tätiger Multiservice-Dienstleister mit Sitz in Düsseldorf und über 18.000 Mitarbeitenden in Deutschland. Das Unternehmen bietet Dienstleistungen in den Bereichen Gebäudereinigung, Catering, Security und Airport Services.

Viktoria Kaiser, Head of HR bei Klüh, verantwortet das gesamte Personalwesen und hat als damalige Leiterin Recruiting den ChatAgent von talentsconnect Anfang 2023 eingeführt – mit großem Erfolg.

Ihr Ziel: Ein einfacher, effizienter und digitaler Bewerbungsprozess für eine breit gefächerte, gewerbliche Zielgruppe – von Reinigungskräften bis Sicherheitsmitarbeitenden.

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Herausforderung

Die Ausgangslage war typisch für viele große Serviceunternehmen

• Hoher Personalbedarf in mehreren Gewerken gleichzeitig
• Geringe digitale Affinität vieler Bewerber:innen
• Aufwendige Bewerbungsprozesse mit fehlenden Unterlagen‍
• Verlust potenzieller Kandidat:innen, weil Bewerbungshürden zu hoch waren

Klassische E-Mail- oder Formularbewerbungen verlangten Lebenslauf, Anschreiben und Zeugnisse – für viele der Zielgruppe schlicht zu kompliziert oder unpraktisch. Zudem fehlten häufig genau die relevanten Informationen, die für die Besetzung wichtig waren, etwa Führerschein, Sprachniveau oder Schichtbereitschaft.

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Lösung

Seit Anfang 2023 nutzt Klüh den ChatAgent von talentsconnect, um Bewerbungsprozesse zu automatisieren und zugänglicher zu machen – über WhatsApp, die Karrierewebsite und Social-Media-Kanäle.

So funktioniert der neue Prozess:‍

• Interessierte Bewerber:innen klicken auf den Bewerbungsbutton und werden direkt in WhatsApp weitergeleitet.
• Dort beantworten sie in einem interaktiven Chat-Interview nur die wichtigsten Fragen – etwa zu Führerschein, Qualifikationen oder Schichtbereitschaft.
• Das Interview ist an jedes Jobprofil angepasst, egal ob Reinigung, Sicherheit oder Küche.‍
• Die Mehrsprachige Übersetzung sorgt dafür, dass sich Bewerber:innen in ihrer eigenen Sprache zurechtfinden. Das Interview passt sich automatisch an die Systemsprache des Smartphones an.

So werden in kürzester Zeit die entscheidenden Informationen erfasst, ohne dass Bewerber:innen Dokumente hochladen müssen.

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Besonderheit: Automatisierte Mehrsprachigkeit & WhatsApp-Zugang für 120 Nationen

Klüh beschäftigt Mitarbeitende aus über 120 Nationen, entsprechend vielfältig ist auch das Bewerberfeld. Dank der automatischen Übersetzungsfunktion des ChatAgents wird das gesamte Bewerbungsinterview in der jeweiligen Sprache des Smartphones angezeigt.

Fakten aus der Nutzung:

• 62 % der Bewerbenden nutzen den Chat auf Deutsch
• 18 % auf Englisch
• Der Rest verteilt sich auf Sprachen wie Bulgarisch, Rumänisch, Türkisch, Albanisch, Französisch oder Chinesisch

Damit erreicht Klüh alle Bewerber:innen auf Augenhöhe, unabhängig von Sprachkenntnissen. Das sorgt für mehr Bewerbungen und weniger Abbrüche im Prozess.

Der WhatsApp-Einstieg senkt zusätzlich die Einstiegshürde: Viele Kandidat:innen bewerben sich auf dem Heimweg, in der Bahn oder abends von zu Hause – schnell, mobil und ohne PC.

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Ergebnisse

Die Zahlen sprechen für sich:

• Über 5.000 Bewerbungen allein im Jahr 2024
• 50 % der Klicks auf Stellenanzeigen führen zu einem gestarteten Chat-Interview
• 40 % der Bewerber:innen schließen den Bewerbungsprozess vollständig ab – eine außergewöhnlich hohe Conversion Rate
• Deutliche Verkürzung der Recruiting-Zyklen, da Bewerbungen vollständiger und relevanter sind

Darüber hinaus gewann Klüh 2023 den German Brand Award für die innovative Recruiting-Lösung mit dem ChatAgent – ein starkes Signal auch für die Arbeitgebermarke.

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Return on Invest: Effizienz,Qualität und Markenwirkung

Durch den Einsatz des ChatAgents konnte Klüh seine Recruiting-Aktivitäten deutlich effizienter gestalten, bei gleichzeitig höherer Bewerberqualität.

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Die wichtigsten Effekte:

• Massive Zeitersparnis durch automatisierte Vorqualifizierung
• Deutlich mehr Bewerbungen, insbesondere im gewerblichen Bereich
• Bessere Datenqualität, weil gezielt nach relevanten Faktoren gefragt wird (z. B. Führerschein, Qualifikation, Sprachniveau)
• Stärkung der Arbeitgebermarke durch modernes, niedrigschwelliges Bewerbererlebnis

Die Geschäftsführung steht voll hinter der Lösung – nicht zuletzt, weil sich der Return on Invest durch mehr qualifizierte Einstellungen bei geringeren Prozesskosten klar belegen lässt.

„Allein in diesem Jahr haben wir über 5.000 Bewerbungen über den ChatAgent erhalten – Bewerbungen, auf die wir ohne dieses Tool vermutlich verzichtet hätten. 

Besonders stark wirkt dabei die Kombination aus WhatsApp-Zugang und automatischer Mehrsprachigkeit: Bei Klüh arbeiten Menschen aus über 120 Nationen und dank der ChatAgent-Technologie können sich alle Bewerber:innen in ihrer eigenen Sprache bewerben. Das senkt die Hürden enorm und sorgt für eine außergewöhnlich hohe Conversion Rate – 50 % starten das Interview, 40 % schließen es vollständig ab.”